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四川省水利建设工程质量监督档案整理要求

来源:质监站  时间:2017-03-20

四川省水利建设工程质量监督档案整理要求

为了加强我省水利建设工程质量监督文件的规范管理,提高水利建设工程质量监督档案整理质量,依据《科学技术档案案卷构成的一般要求》、水利部《水利工程质量监督管理规定》,结合我省水利建设工程质量监督工作实际,制定本要求。

术语

水利建设工程质量监督文件(以下简称质量监督文件)是记录和反映水利建设工程质量监督活动的文字、图表、声像等不同形式文件材料的总称。

案卷由互相联系的若干文件组合而成的档案保管单位。

卷内目录  登录卷内文件题名和其它特征并固定文件排列顺序的表格。

卷内备考表  卷内文件状况的记录单。

档号 案卷的编号,以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。由全宗号、分类号和案卷号组成。

二、组卷

(一)组卷原则

遵循水利工程质量监督文件的形成规律,保持案卷内水利工程质量监督文件的有机联系和案卷的成套、系统,便于档案的保管和利用。

(二)组卷要求

1.案卷内质量监督文件必须齐全、完整、准确,签章手续完备,真实反映工程项目质量监督的实际情况。

2.案卷内质量监督文件的载体和书写印制材料应符合档案保护要求。

(三)组卷方法 

区分不同的质量监督项目,将同一水利建设工程的质量监督文件,按照质量监督工作程序和文件的内容特征等进行整理组卷。

三、案卷和案卷内工程质量监督文件材料的排列

质量监督文件按监督工作程序和系统、成套性特点进行案卷或案卷内文件的排列。

卷内文件一般应文字材料在前,图样在后;印件在前,定稿在后;正文在前,附件在后;复文在前,来文在后;结论性文件在前,依据性文件在后。

四、案卷的编目

(一)卷内文件页号编制

1.案卷内质量监督文件材料以件为单位编写页号,以有效内容的页面为一页。已有页号的文件不再重新编写页号。每件文件从“1”开始依次编写页号或用打号机打印页号。

2.页号编写位置:单面书写的文件材料在右下角编写页号;双面书写的文件材料,正面在右下角,背面在左下角编写页号,空白面不编号。

3.案卷封面、卷内目录、卷内备考表均不编制页号。

(二)卷内目录的编制(式样见附录图1)

1.序号:从“1”开始依次标注卷内每件文件的排列顺序。

2.文件编号:填写文件的文号或图纸图号。

3.责任者:填写文件的形成部门或主要责任者。

4.文件题名:填写文件标题的全称。一般应照实抄录。文件没有标题或标题不能确切反映文件内容的文件,应由立卷人根据文件内容拟写文件标题。拟写内容外加“[ ]”号。

5.日期:填写文件的形成时间,用8位阿拉伯数字标注年月日,如2015年3月15日,应填写为:20150315。

6.页数:应填写每件文件的总页数。

7.档号:填写方法见四(四)1。

8.卷内目录排列在卷内文件之前。

(三)卷内备考表的编制(式样见附录图2)

卷内备考表是卷内文件状况的记录单。

1.说明,应标明案卷内文件的总件数、总页数、不同载体文件的数量,以及在组卷和提供利用过程中需要说明的问题。

示例:本卷文字材料共30件,205页,照片20张,附图5张。

2.立卷人,应由立卷责任者签名。

3.立卷日期,应填写完成立卷的时间。

4.检查人,应由案卷质量审核者签名。

5.检查日期,应填写案卷质量审核的时间。

6.互见号,应填写反映同一内容不同载体的档案的档号,并注明其载体类型。

7.档号,填写方法见四(四)1。

8.卷内备考表排列在卷内全部文件之后。

 (四)案卷封面的编制 (式样见附录图3)

1.档号:填写档案的全宗号、分类号和案卷号。分类号包括类别代号和项目代号。

具体格式为:

全宗号-类别代号.项目代号-案卷号

全宗号,由负责接收的国家综合档案馆给定,若全宗号未确定可暂不填写。

类别代号,即“水利工程质量监督”的代号,用“ZJ”标识。

项目代号,由3位阿拉伯数字构成,从“001”开始按项目依次编制。如:安岳县关刀桥水库枢纽工程为省质量监督中心站第12个项目,其项目代号为012。

各质量监督机构应编制质量监督项目与项目代号及监督注册号对照表。

案卷号,为该项水利工程质量监督档案案卷排列顺序号。

全宗号与类别代号之间用“-”隔开,类别代号与项目代号之间用“· ”隔开,项目代号与案卷号之间用“-”隔开。

例:档号XXXX-ZJ.012-16表示省质量监督中心站的第12个质量监督项目,安岳县关刀桥水库枢纽工程质量监督档案的第16卷。

2.监督注册号:填写项目的监督注册或登记号。

3.案卷题名:应简明、准确地揭示卷内水利工程质量监督文件的内容,主要包括项目名称、内容特征、文件名称。案卷题名由立卷人根据卷内文件的内容拟写。

4.立卷单位:填写文件组卷部门或项目负责单位。

5.起止日期:填写案卷内文件形成的最早和最晚时间。如:2012年2月19日-2012年6月30日

6.保管期限:应填写组卷时依照附件1《四川省水利建设工程质量监督文件材料归档范围与档案保管期限表》划定的该卷质量监督档案的保管期限。

7.密级:填写卷内质量监督文件的最高密级。

8.采用案卷内封面,卷盒正面即案卷外封面可只填写档号和监督注册号。

(五)卷盒脊背的编制

1.卷盒背脊式样见附录图4。

2.卷盒背脊“保管期限”的位置加盖保管期限印章,如:30年;

3.卷盒背脊“档号”栏应填写该案卷的档号,填写方法见四(四)1,可横向一行或三行排列。

4.卷盒背脊“案卷题名”栏应填写与案卷内封面相同的该案卷题名。

五、案卷(卷内文件)的装订

1.案卷内的文件以件为单位装订。

装订前须去掉文件上易锈蚀的金属物,凡未留足装订边或装订线压住文件内容的须加边粘贴补宽,残破文件需进行修补,幅面过小不便装订的文件应粘贴在A4纸上,超出卷盒幅面的文件应叠装。图纸统一按照GB/T10609.3-2008《技术制图复制图的折叠方法》折叠成A4幅面,图样折叠后标题栏应露在外面。

卷内文件纵向排版左侧装订,横向排版上边装订。较薄的文件以缝纫机轧边装订,装订线距上、下纸边线50mm、距左纸边15~20mm;较厚的文件采用三孔一线装订,孔距:上孔距上纸边线50mm、下孔距下纸边线50mm、中孔为上下两孔的中点位置,上中下三孔距左纸边15~20mm。

装订后的文件应牢固且便于阅读。左边和下边必须整齐,不得有倒页、错页、漏页和压字。装订材料应符合档案保护要求。

2.以件为单位装订的应在每件文件首页空白处加盖并填写档号章,不装订的图纸在标题栏附近加盖并填写档号章。档号章式样如下:

档  号

序号

档号章大小:长35mm+15mm,宽10 mm +10 mm

档号填写方法同见四(四)1、序号填写方法见四(二)1。

例:安岳县关刀桥水库枢纽工程质量监督档案第16卷内第3份文件的档号章填写如下:

档  号

序号

XXXX-ZJ.012-16

3

3.以件为单位装订或不装订图纸构成的案卷其卷盒内排列顺序为:案卷内封面、卷内目录、依序排列的文件或折叠好的图纸、卷内备考表。

六、案卷目录的编制

 案卷的整理工作完成后,应按项目编制案卷目录。案卷目录式样见附录图5。

案卷目录应与相应的案卷同时移交质量监督机构档案部门。

     七、卷盒、案卷封面、卷内表格规格及其材料的质量要求

1.卷盒制作用无酸牛皮纸板双裱压制。

2.卷盒符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB/T11822-2008的规定。外表面规格为310mm×220mm,脊背厚度可根据案卷内文件的数量而定(20mm、30mm、40mm、50 mm均可)。

3.案卷封面用无酸软牛皮纸,尺寸为297mm×210mm (A4)。

4.卷内目录、卷内备考表的规格统一为A4幅面,用70g以上白色书写纸制作。


 

审核:办公室 责编:办公室