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四川省水利建设工程质量监督档案管理办法

来源:质监站  时间:2017-03-20

四川省水利建设工程质量监督档案管理办法

第一章  总  则

第一条 为进一步加强水利建设工程质量监督管理,规范监督行为,确保水利建设工程质量监督档案(以下简称质量监督档案)的完整、准确、系统、安全和有效利用,根据《中华人民共和国档案法》、《四川省〈中华人民共和国档案法〉实施办法》、《水利工程质量监督管理规定》、《水利工程建设项目档案管理规定》,结合四川实际,制定本办法。

第二条  本办法适用于本省各级水利建设工程质量监督机构(以下简称质量监督机构)对质量监督档案的管理。

第三条质量监督档案是指质量监督机构对水利工程建设实施质量监督过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、数据等各种形式和载体的原始记录。质量监督档案反映质量监督活动的全过程,是水利建设工程质量监督工作的重要依据。

第四条  质量监督档案工作是水利质量监督管理的重要组成部分,是依法行政、强化监督、规范管理、确保工程质量的重要基础性工作。

第五条  质量监督档案工作实行“统一领导、分级管理”的原则,维护质量监督档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。

第二章  管理与职责

第六条  省水利基本建设工程质量监督中心站负责全省水利建设工程质量监督档案工作。县级以上地方人民政府水行政主管部门所属的质量监督机构负责本行政区域内的质量监督档案工作。

质量监督档案工作,业务上接受同级档案行政管理部门、水行政主管部门和上级质量监督机构的指导与监督。

第七条  各级质量监督机构应将质量监督档案工作纳入领导议事日程、纳入质量监督工作计划和管理工作程序,纳入相关部门及人员的工作职责并进行考核。

第八条  质量监督档案工作应与质量监督工作实行同步管理,做到同部署、同实施、同检查、同考核。

第九条  各级质量监督机构要明确档案工作分管领导和职能部门,健全管理制度,配备管理人员,保证所需经费。

第十条  各级质量监督档案管理部门应履行下列工作职责:

(一)贯彻执行国家档案法律、法规和标准、规范;

(二)制定质量监督档案管理制度和工作标准;

(三)指导质量监督文件材料的形成、积累、整理和归档工作;

(四)负责质量监督档案的收集、整理、鉴定、编目、统计等工作;

(五)负责质量监督档案的保管和移交工作,并依法提供利用。

第三章  形成、整理与归档

第十一条  质量监督归档文件材料是在受理、审查水利工程建设项目质量监督申请,工程项目中间监督、完工验收、缺陷责任期、竣工验收的质量监督检查、检测、评定、鉴定等工作中形成的文件材料。(归档范围见附件1)

第十二条  质量监督文件材料的形成部门负责文件材料的形成、收集和整理。质量监督人员应按规定及时收集、整理应归档文件材料,并向本单位档案部门移交。

任何单位、部门和个人不得据为己有或拒绝归档。

第十三条归档文件材料应为原件,且字迹清晰,图面整洁,签章手续完备,制成材料符合档案保护要求。使用复制件归档的,应标明原件所在位置。

第十四条  质量监督归档文件应纳入质量监督机构档案全宗,按专业档案进行分类管理,以项目为单位进行整理。质量监督档案的保管期限分为永久、30年、10年(见附件1)。案卷质量应符合《四川省水利建设工程质量监督档案案卷质量要求》(见附件2)。

第十五条  在质量监督过程中,应做好反映质量监督工作重要节点、重大事件或成果的照片、录音、录像等声像文件材料的收集、整理和归档工作。重要的数码照片应保存相应的纸质照片。整理工作执行《数码照片归档与管理规范》(DA/T50-2014)、《照片档案管理规范》(GB/11821-2002)等规范和标准。

第十六条质量监督工作中形成的电子文件是质量监督档案的重要组成部分,各级质量监督机构应切实加强对质量监督电子文件的管理,并按要求做好归档工作。电子文件整理应符合《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)要求。

第十七条项目建设期间,质量监督文件材料形成部门应按年度进行归档移交,项目完工验收(以完工验收日为准)后,60个工作日之内移交完工验收等档案;缺陷责任期质量监督档案应在项目竣工验收后(以竣工验收日为准)20个工作日之内完成移交。文件形成部门和档案部门负责人及经办人员应在移交清册上签字确认。

第四章  保管与利用

第十八条各级质量监督机构应根据工作需要,配备符合档案保管保护要求的库房及设施设备,采取有效防护措施,确保档案实体与信息安全。 

第十九条  各级质量监督机构应采用现代信息技术,加强质量监督档案信息管理,促进质量监督档案管理与本单位信息化建设同步发展。

第二十条各级质量监督机构档案部门应依法开展档案信息的利用服务。

质量监督档案一般仅限于现场查阅、摘录和复制。

第二十一条查档人员查阅档案后应填写档案利用效果登记表,以反映利用质量监督档案产生的效益。

第五章  移交与鉴定

第二十二条纳入同级国家综合档案馆收集范围的质量监督档案应按有关规定进行移交。

对已过保管期限的质量监督档案,应成立档案鉴定小组开展档案价值鉴定。对仍需继续保存的档案应重新划定保管期限;对保管期满确无保存价值的档案应登记造册,填写销毁清册,经质量监督机构法定代表人批准后进行监督销毁。销毁清册永久保存。

第二十三条质量监督人员工作调离时,应办理质量监督文件材料移交手续后方可离岗。档案管理人员调离时,应清点档案,并办理交接手续。

第六章  考核与奖惩

第二十四条各级质量监督机构应积极开展档案工作规范化管理,确保档案工作与质量监督工作同步协调发展。

第二十五条在质量监督档案工作中成绩显著的单位和个人,由水行政主管部门、档案行政管理部门或上级质量监督机构依据相关规定给予表彰和奖励。

第二十六条对于违反档案法律法规及有关规定,发生损毁、丢失或擅自提供、抄录、涂改、仿造质量监督档案等行为的,由相关主管部门依法依纪予以处理。

第七章  附  则

第二十七条本办法由四川省水利厅、四川省档案局负责解释。

第二十八条本办法自发布之日起施

附件:1.四川省水利建设工程质量监督文件材料归档范围与档案保管期限表

2.四川省水利建设工程质量监督档案整理要求


附件1

四川省水利建设工程质量监督文件材料归档范围

与档案保管期限表

序号

归档范围

保管期限

1

办理质量监督申请手续的文件材料

1.1

水利工程质量监督申请文件材料

1.1.1

水利工程质量监督申请表

永久

1.1.2

项目建设审批文件(复印件)

30年

1.1.3

初步设计文件及图纸

10年

1.1.4

项目法人(建设单位)与施工、监理、设计、检测等单位签订的合同(或协议)副本

10年

1.1.5

项目质量管理组织情况等文件材料

永久

1.1.6

建设、监理、设计、施工等单位的基本情况说明、项目法人汇报材料等

永久

1.2

水利工程质量监督申请核查表

永久

1.3

水利工程质量监督书

永久

2

组建工程质量监督项目站或项目组的文件材料

2.1

成立文件及相关附件

永久

2.2

项目站或项目组的相关工作制度

永久

3

工程项目划分上报及确认文件材料

永久

4

工程质量监督计划材料

4.1

质量监督计划交底相关材料

永久

4.2

质量监督总计划、年度计划、阶段计划文件

永久

5

枢纽工程外观质量评定标准上报及确认文件

永久

6

施工质量检测计划文件材料

6.1

工程施工质量自检计划材料

6.1.1

项目法人关于施工自检计划的上报文件及附件

永久

6.1.2

质量监督机构关于施工自检计划专家组审核意见文件及附件

永久

6.2

第三方质量检测计划材料

6.2.1

项目法人关于第三方检测计划的上报文件及附件

永久

6.2.2

质量监督机构关于第三方检测计划专家组审核意见、检测报告等及附件

永久

6.3

监理单位报质量监督机构备案的平行检测计划

永久

7

工程项目划分表、新增单元(工序)工程质量评定标准

7.1

项目法人上报的工程划分表、项目划分调整文件、新增单元(工序)工程评定标准等文件及相关附件

永久

7.2

质量监督机构确认、批准文件

永久

8

质量管理体系核查文件材料

8.1

质量管理体系核查表、检查通知、意见及整改报告等回复材料

永久

8.2

项目法人组建文件、主要人员资质证书(复印件)、质量管理体系

30年

8.3

设代机构成立文件、主要人员资质证书和注册证书(复印件)、现场服务体系

30年

8.4

监理单位现场机构组建文件、总监理工程师任命文件、主要人员资质证书和注册证书(复印件)、质量控制体系文件

30年

8.5

施工单位项目部成立文件,项目经理、技术负责人任命文件、主要人员资质证书和注册证书复印件、质量保证体系文件

30年

8.6

检测单位主要人员资质证书和注册证书(复印件)、质量保证体系文件

30年

9

质量监督巡查文件材料

9.1

巡查通知

永久

9.2

巡查记录

永久

9.3

巡查整改意见及回复

永久

9.4

巡查工作影像

永久

9.4

巡查工作简报

30年

9.5

巡查工作会议通知、议程、报告、决定、签到表、领导讲话、总结、记录、纪要,录音、录像、照片等

永久

10

质量监督日常工作形成的文件材料

10.1

工作记录表(日志)

30年

10.2

工作简报

30年

10.3

工作会议通知、议程、报告、决定、签到表、领导讲话、总结、记录、纪要,录音、录像、照片等

永久

11

质量评定及质量问题处理文件材料

11.1

验收质量结论核定(核备)文件材料

11.1.1

重要隐蔽单元工程(关键部位单元工程)质量等级核备文件材料

11.1.1.1

签证表

永久

11.1.1.2

单元工程质量评定表

永久

11.1.2

分部工程验收质量结论核定(核备)文件材料

11.1.2.1

分部工程验收鉴定书

永久

11.1.2.2

分部工程质量评定表

永久

11.1.2.3

分部工程质量检测文件材料

永久

11.1.2.4

验收申请报告

10年

11.1.2.5

单元工程质量评定汇总表

永久

11.1.2.6

单元工程质量评定资料

10年

11.1.2.7

原材料、中间产品、混凝土(砂浆)试件等检验与评定资料

10年

11.1.2.8

金属结构、启闭机、机电产品等检验及运行试验记录资料

10年

11.1.2.9

监理抽查资料

10年

11.1.2.10

设计变更资料

10年

11.1.2.11

质量缺陷备案表

永久

11.1.2.12

质量事故调查、处理文件、照片等

永久

11.1.3.

单位工程施工质量核定文件材料

11.1.3.1

单位工程验收鉴定书

永久

11.1.3.2

单位工程施工质量评定表

永久

11.1.3.3

单位工程施工质量检验与评定资料核查表

永久

11.1.3.4

单位工程完工质量检测文件

永久

11.1.3.5

单位工程外观质量评定表

永久

11.1.3.6

工程施工期及试运行期观测资料及分析结果文件

永久

11.1.3.7

竣工图

10年

11.1.3.8

质量缺陷备案文件

永久

11.1.3.9

质量事故处理情况文件、照片等

永久

11.1.3.10

分部工程遗留问题已处理情况及验收情况文件

永久

11.1.3.11

未完工程清单、未完工程的建设安排文件

永久

11.1.3.12

验收申请报告

永久

11.1.3.13

工程建设管理工作报告

10年

11.1.3.14

工程建设监理工作报告

10年

11.1.3.15

工程设计工作报告

10年

11.1.3.16

工程施工管理工作报告

10年

11.1.3.17

其他

10年

11.2

质量问题处理文件材料

11.2.1

历次施工质量缺陷备案表及相关附件

永久

11.2.2

历次质量事故处理调查取证资料及调查报告

永久

11.3

质量结果文件材料

11.3.1

第三方检测单位施工质量抽检成果报告

永久

11.3.2

质量监督检测成果报告

永久

11.3.3

水利水电工程质量监督各类报告或意见

永久

11.4

验收结论文件材料

11.4.1

分部工程验收鉴定书

永久

11.4.2

单位工程收鉴定书

永久

11.4.3

合同工程完工验收鉴定书

永久

11.4.4

阶段验收鉴定书

永久

11.4.5

专项验收鉴定书

永久

11.4.6

竣工验收鉴定书

永久

12

其他文件材料

12.1

收文登记簿、发文登记簿

10年

12.2

档案移交清册、销毁清册

永久

12.3

项目站印章、印模等

永久


 

审核:办公室 责编:办公室